Hack #1: formules automatisch naar beneden doortrekken

Als je een formule hebt gemaakt, wil je die niet steeds opnieuw maken. Excel heeft een handig trucje om één formule door te trekken naar beneden. Kijk in het plaatje hieronder naar het groene rondje. Beweeg je muis naar rechtsonder in de cel tot je het zwarte plusje ziet. Je kan de formule dan op twee manieren doortrekken:

1. Dubbelklikken op zwarte plusje (= automatisch doortrekken)
2. Op zwarte plusje linker muisknop inhouden en zelf doortrekken (= handmatig)

Optie 2 werkt prima als je weinig data hebt. Je kunt eigenlijk altijd beter voor optie 1 kiezen en gewoon dubbelklikken. Excel trekt de formule dan automatisch door naar beneden en stopt ook automatisch precies waar je data stopt. 

Hack #2: sneltoetsen

Excel kent erg veel sneltoetsen. Je hoeft ze echt niet allemaal te kennen. Een aantal wel handige:

Hack #3: kolommen netjes maken

Kolommen hoef je niet 1 voor 1 het juiste formaat te geven. Een ontzettend handige truc is om alle kolommen tegelijkertijd te selecteren en tussen één van die kolommen te dubbelklikken.

Beweeg weer je muis tot je het zwarte icoontje ziet tussen twee kolommen binnen je selectie. In het plaatje kies ik voor tussen kolom B en C, maar ik had ook kunnen kiezen tussen C en D. 

Hack #4: formules 

Het maken van formules in Excel kan ingewikkeld zijn. In de meeste situaties kun je uit de voeten met een klein aantal populaire formules. Begin een formule altijd met een = teken. De populaire formules zijn:

1. verticaal zoeken (gegevens van verschillende tabbladen of bestanden aan elkaar knopen)
2. aantal (hoeveel cellen bevat een getal)
3. aantallen.als (hoe vaak komt iets voor (tekst of getallen), inclusief criteria)
4. som (getallen optellen)
5. sommen.als (getallen optellen, inclusief criteria)
6. als (een vraag stellen die Excel beantwoordt met een WAAR of ONWAAR) 

Bij hack #9 en hack #10 vind je twee meer geavanceerde formules.

Hack #5: voorwaardelijke opmaak

Voorwaardelijke opmaak is een erg handige tool, als je overeenkomsten of verschillen in getallen of tekst visueel wilt maken. Een voorbeeld: je wilt weten wat de 10 laagste getallen zijn in een tabel. Normaal gesproken pak je je vertrouwde emmertje.

Wat je doet het met het emmertje is handmatig kleur geven. Dat is helemaal niet erg, maar wel handmatig en foutgevoelig! Als je volgende week nieuwe getallen hebt moet je opnieuw kleuren. Met voorwaardelijke opmaak kun je dit Excel zelf laten doen. Er zijn ontzettend veel opties die allemaal erg makkelijk in gebruik zijn. 

Ga in het lint bovenin naar Start. Je ziet dan rond het midden Voorwaardelijke Opmaak (zie ook plaatje). Als je daarop klikt zie je direct alle onderliggende opties. Probeer maar eens uit! 

Hack #6: draaitabellen

Draaitabellen zijn zo belangrijk in Excel dat ze ook op Hack #1 kunnen staan. Wat je doet met draaitabellen is het samenvatten van lange rijen gegevens. Zelfs in het filmpje hieronder met weinig gegevens is het al handig.

Draaitabellen zijn je beste vriend. Ze zijn binnen 10 seconden gemaakt en je hebt weinig kennis van Excel nodig om ze te gebruiken. Bekijk dit korte instructiefilmpje. 

Hack #7: grafieken

Grafieken zijn net als draaitabellen eenvoudig te maken. Wat je nodig hebt is een draaitabel. Je kan grafieken ook maken van 'normale' data, maar dat vraagt vaak een hoop bewerkingen. Zie hieronder in het instructiefilmpje welke verschillende grafieken populair zijn.

Hack #8: slicers

Als je eenmaal je draaitabel en grafiek hebt gemaakt, wil je soms inzoomen op bepaalde onderdelen. Slicers zijn filterknoppen, maar dan veel visueler, eenvoudig en overzichtelijk. Je weet precies waar je op inzoomt en welke filter aanstaat.  In het instructiefilmpje zie je hoe je een slicer maakt. 

Hack #9: index formule

De index-formule is een soort verticaal zoeken 2.0. Je kunt er meer mee doen, maar de formule is wel iets ingewikkelder om te maken. Gebruik de index-formule in gevallen waarin je er met verticaal zoeken niet meer uitkomt. Dit is vaak het geval als je op meerdere criteria zoekt. Zoals in het voorbeeldfilmpje waarin het gaat om verschillende gemeentes met een ander tarief per jaar. De index-formule kan deze zoekopdracht makkelijk oplossen.